Meewerkstage Secretariaat

Tijdspad: Minimaal 4 maanden
Periode: Per februari of september

Secretariële ondersteuning en managementsupport zijn onmisbaar in elk bedrijf. Op het Secretariaat worden administratieve en organisatorische werkzaamheden verricht om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Leiden&Partners bestaat uit een fijn team en is gevestigd in een Handelshuis met meerdere organisaties, die als gezamenlijk doel hebben Leiden zo goed mogelijk te positioneren. Als secretaresse, managementassistent of officemanager heb je een afwisselend takenpakket. Plannen, organiseren en communiceren zijn belangrijke onderdelen van je werk. Ondersteun jij graag anderen in hun werk en vind je het leuk om dingen te regelen? Neem dan snel contact op.

Over Leiden&Partners

Leiden&Partners is verantwoordelijk voor de city marketing van de stad Leiden. Ons doel is naast het gastheerschap van de stad, het merk ‘Leiden’ op de kaart te zetten, om groei te realiseren in het aantal bezoekers, het aantal congressen, het aantal studenten en het veroorzaken van investeringen, maar ook om een verbinding te leggen tussen de vitale stad en haar bewoners. Leiden&Partners geeft daar invulling aan middels de divisies Citybranding, RegiomarketingLeiden ConventionbureauExpat Centre Leiden Region en de VVV.

Je werkzaamheden bestaan oa uit:

  • Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, mail, post)
  • Beheren van de agenda van de directeur
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor)
  • Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
  • Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
  • Beheren van contracten
  • Reserveren van vergaderzalen intern en extern
  • Bezoekers ontvangen
  • Bestellen van kantoorartikelen, bloemen, lunches, etc.
  • ICT beheer
  • Organiseren van borrels en/of uitjes voor het team
  • Verlofadministratie
  • Hotels en vluchten reserveren

Profiel van de stagekandidaat

  • Je bent bezig met een relevante MBO opleiding
  • Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal
  • Hands-on, leergierig, enthousiast

Wij bieden

Een leerrijke fulltimestageplek in een fijne werkomgeving met veel afwisseling. Daarnaast bieden wij ook stagevergoeding.

Procedure

Stuur je sollicitatiebrief (inclusief CV) naar Judith Eilander (secretariaat@leidenenpartners.nl), Office Manager, o.v.v. Meewerkstage Secretariaat. De start- en einddatum wordt onderling afgesproken met de kandidaten. Uitgangspunt hierbij is een stageperiode van minimaal vier maanden.